合约在企业运营中扮演重要角色，但许多企业在合约管理方面存在缺失，导致效率低下及法律风险增加。勤业众信表示，合约生命周期管理可为企业带来六大助益，包含提升效率、减少错误、强化资安、改善可视性、提高人员效率、降低风险。

合约生命周期管理与台湾实务现况

勤业众信联合会计师事务所法律科技咨询副总经理张馨云提到，合约生命周期管理不仅是合约的保管，而是全面性管理企业合约从开立到终止的整个生命周期，包括：合约流程规划、数位化工具挑选、人员参与等；其范畴涵盖合约收案、处理排程、撰拟、审阅、议约／修约、内部签核、签署、履约追踪、修订、续约及终止／到期等各环节。

勤业众信在为台湾企业提供服务的过程中，发现许多企业的合约生命周期管理存有各种缺失。即便公司设有法务部门，法务人员也仅在需要撰拟或审阅合约时才会参与，修约与议约过程则完全依赖电子邮件和Word文件往返；签核流程多以纸本方式进行，或使用企业内部的电子系统；合约签署后，可能仅是扫描存档，重要条款则仅用Excel记录。随后合约便遭遗忘，发生争议或涉及收款问题才会翻阅查看。

勤业众信归纳，合约版本控制困难、已签署合约不易查找、履约及修订续约状况难以追踪、人员异动时合约下落成谜等状况，为最常见的管理挑战。不仅影响企业营运效率，更可能加大企业的法律风险曝险。张馨云指出，服务历程中曾遭遇的实务状况，突显出合约生命周期管理的重要，包括：

一、最终签署版本与内部核准版本不符，导致最终合约条件与公司期望不符。

二、争议发生时，发现对方根本未签署合约，合约效力存疑。

三、争议发生时，因为合约早已失效，无法依照合约约定向对方提出违约的主张。

四、本以为合约已经失效，做了一些可能违约的行为，最后被认定为违约。

五、在跨国诉讼证据搜寻程序中被对照找到连公司本身都没看过的合约，使公司在诉讼准备上防御张力不足。

案例情境显示，良好的合约生命周期管理不仅影响营运效率，亦攸关公司的法律风险控管。张馨云提醒，企业一个有效的生命周期管理系统，可为企业创造六大助益：一、提升合约处理效率，缩短订单签约时间；二、降低错误风险，版本控管清晰；三、强化资讯安全，避免核心契约外泄；四、改善合约可视性，履约状况一目了然；五、提高法务人员工作效率；六、降低合约纠纷及相关法律风险。

专业CLM系统 助力企业提升效能、降低风险

张馨云指出，虽然法务部门是主要使用单位，但合约对企业的运营关系重大。因此，除了法务需求外，还应该广泛征求公司内部利害关系人的意见和需求，再予以整合评估。

评估准则可参考「一、系统功能是否满足公司合约管理全流程需求；二、系统操作是否便利，且使用者体验良好；三、系统安全性和资料保护程度如何；四、系统是否具备扩充性，能否弹性整合第三方系统；五、该软体服务供应商实力如何，未来发展前景如何；六、整体投资报酬率的评估」之六大项目。