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项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望的过程。虽然项目经理(Project Manager)与产品经理(Product Manager)的简称都是PM,但两者在工作职责上的侧重点有所不同,前者侧重为达成目标进行目标管理、过程设计和资源沟通协调,后者侧重于对产品本身的上线质量负责,不过两者的最终目标都是将项目进行预期交付。
做项目管理,最开始便是对立项项目设计管理计划,后续通过管理计划对项目过程进行把控,以达到最终的交付目标。
01. 关于项目目标
项目的落地执行都会接受时间、成本、质量这三大因素的影响,同时团队成员的稳定性也是影响其最终交付质量的因素之一。因此对于立项的项目,需要综合考虑充分沟通清楚其最终的项目目标,通过该项目目标来进行项目管理计划的制定,可以理解为通过最终结果来进行反推。
具体可与项目关系人进行确定,项目关系人一般为项目的发起者,如公司的老板;如果是做企业级的项目型产品,项目关系人也可能是客户或者说使用者。需要跟项目关系人明确项目交付的预期效果、时间、交付清单等信息。
关于预期效果的确认,可以邀请产品经理协助一起参与,因为产品经理是对产品交付质量负责的第一责任人,而且会负责整个产品的逻辑、规则、交互设计。参与预期效果的讨论,也有助于产品经理更好地理解需求场景,减少信息偏差而引起的产品交付质量降低,进而对整个项目交付带来不利影响。
02. 项目交付物清单
前文提到,需要跟项目关系人确认整个项目的最终交付物以及对应的交付时间,并不是所有的项目相关资料都是最终项目交付截止日一起交付的。
基于已经定义好的为实现项目目标而制定的交付物,可以将所有交付物列成清单,以及对应的交付时间和交付方式进行说明。
例如刚开始需要交付项目立项计划书,跟项目关系人进行整个项目目标和里程碑时间点的确认;在项目交付时除了交付产品系统,还需要交付对应的系统操作使用手册说明,提供专业的系统使用培训等等。每个时间点的交付物和交付方式可能都是不同的。
03. 项目里程碑设计
一个完整的项目都是需要一段时间周期来完成的,在这个时间周期内,可以设计一些里程碑式的交付节点来向项目关系人进行项目进展报告,确保双方的信息保持及时的同步,也减少项目推进过程中因信息偏差而导致项目方向和进度发生偏差,最终造成不可挽回的局面。
关于里程碑的设计,可以以交付物清单为参考,单独列举一个任务清单。任务需要落实到具体的执行人,且对任务的具体事项进行估时。进行任务估时时进行可以留一些缓冲期,因为具体工作时难免会有一些其他临时的紧急性事务插入而导致时间精力的分散,当然也不可超过整体的交付计划时间。
最终到了对应的里程碑交付时间点时,对项目关系人进行交付物展示,沟通确认是否存在偏差。若无偏差,则是最理想的结果;若只是细节偏差,大方向无问题,则做对应的记录,在后期工作中进行对应的调整;若在项目交付目标大方向上存在较大偏差,则需具体沟通是否进行项目延期或缩小项目交付的范围。又或者是投入更大的资源成本,依然根据最初制定的目标进行交付。如果发生第三种情况,则是项目管理没有做好过程管理的失职。
04. 项目交付
通过一系列的项目执行和过程管理后,则是最终的项目交付。进行项目交付时需要项目关系人中具有决策权利的人员参与,确定项目交付无误,且签署项目交付确认书。
项目交付虽然只是最后阶段的工作,但是只有前期的项目计划充分、任务执行到位、里程碑交付顺畅,才能保证最终项目交付的顺利进行。不积跬步,无以至千里,每一次项目的成功交付都是一步一步坚实的脚步去实现的。